Was ist digitaler Check-in? Self-Check-in im Hotel einfach erklärt

Spätanreise um 23 Uhr, die Rezeption ist nicht mehr besetzt. Früher hieß das: Schlüssel im Umschlag, Anruf beim Nachtdienst. Mit digitalem Check-in geht der Gast direkt aufs Zimmer, und das Hotel hat trotzdem alles, was es braucht.

Was digitaler Check-in bedeutet

Beim digitalen Check-in werden die Schritte, die sonst am Empfang passieren, vorverlegt oder automatisiert: Daten erfassen, Bedingungen bestätigen, bezahlen, Schlüssel ausgeben. Der Gast erhält vor der Anreise einen Link, füllt ein Formular aus und bezahlt online. Am Anreisetag holt er seine Schlüsselkarte an einem Terminal ab oder öffnet die Zimmertür mit dem Smartphone.

Die Bausteine

Online-Check-in: ein Formular vor der Anreise, meist per E-Mail-Link oder in einer App, verbunden mit dem PMS.

Terminal: ein Automat in der Lobby, auch Kiosk genannt, der Daten abfragt und Schlüsselkarten ausgibt.

Digitaler Schlüssel: Die Tür öffnet sich per App oder Code, ganz ohne Karte.

Zahlung vorab: online oder über eine hinterlegte Karte, sodass beim Check-out nur noch Nebenkosten offen sind.

Was beim Meldeschein gilt

Seit dem 1. Januar 2025 entfällt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten nach den §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Hotels müssen für sie keinen Meldeschein mehr vorhalten, unterschreiben lassen oder archivieren. Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bleibt die Pflicht: Sie unterschreiben am Ankunftstag einen Meldeschein mit den gesetzlich vorgegebenen Daten, und das Hotel vergleicht die Angaben mit dem Ausweis. Alternativ ist ein elektronischer Meldeschein möglich.¹

Der Hotelverband Deutschland empfiehlt, die Staatsangehörigkeit schon im Buchungsprozess oder in der Kommunikation vor der Anreise abzufragen und Meldescheine für ausländische Gäste automatisch vorauszufüllen. In Kur- und Tourismusorten mit Gästeabgabe kann die Gemeinde weiterhin die Meldung aller Gäste verlangen.¹

Was digitaler Check-in nicht ersetzt

Digitaler Check-in spart Zeit beim Papierkram, ersetzt aber nicht die Begrüßung. Die gewonnene Zeit lässt sich nutzen, um Gäste persönlich zu empfangen, statt Formulare auszufüllen. Wichtig ist, dass Gäste, die lieber am Empfang einchecken oder Hilfe brauchen, das weiterhin können.

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