Was ist ein Kassensystem? Die POS-Kasse im Hotel einfach erklärt

Der Gast trinkt an der Bar zwei Gläser Wein und sagt: „Aufs Zimmer, bitte.“ Damit der Betrag am nächsten Morgen auf der Rechnung steht, müssen Kasse und Hotelsoftware zusammenarbeiten. Und damit das Finanzamt zufrieden ist, muss die Kasse noch einiges mehr können.

Was ein Kassensystem im Hotel ist

Ein Kassensystem erfasst Verkäufe außerhalb der Zimmerbuchung: im Restaurant, an der Bar, im Spa, im Shop oder beim Frühstück für Gäste von außerhalb. Im Englischen heißt es Point of Sale, kurz POS. Moderne Systeme laufen auf Kassenterminals oder Tablets, oft ergänzt um mobile Geräte, mit denen der Service direkt am Tisch boniert.

Die Verbindung zum PMS

Im Hotel ist die wichtigste Funktion der Kasse die Schnittstelle zum PMS. Über sie lassen sich Umsätze auf ein Zimmer buchen, sodass der Gast beim Check-out alles gemeinsam bezahlt. Umgekehrt sieht der Service, welche Gäste im Haus sind, ob Halbpension gebucht ist und welche Zimmernummer zu welchem Namen gehört. Fehlt diese Verbindung, werden Belege von Hand übertragen, mit Zeitaufwand und Fehlerrisiko.

Was das Steuerrecht verlangt

Elektronische Kassen müssen nach § 146a der Abgabenordnung jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Die Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, kurz TSE. Für jeden Geschäftsvorfall ist dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein Beleg auszugeben.¹

Hinzu kommt eine Mitteilungspflicht: Betriebe müssen dem Finanzamt elektronisch melden, welche Aufzeichnungssysteme sie nutzen, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.¹ Die Meldung ist seit dem 1. Januar 2025 möglich, etwa über Mein ELSTER. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.² Dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung.

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