Das Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg denkt seine Tagungsräume neu

Ein Konferenzraum, eine Leinwand, ein paar Reihen Stühle und ausreichend Kaffee: Lange Zeit gehörte das zur Grundausstattung einer erfolgreichen Hoteltagung. Heute erwarten Unternehmen deutlich mehr. Teams wollen gemeinsam Ideen entwickeln, Führungskräfte vertrauliche Entscheidungen treffen und Mitarbeiter möglichst effektiv lernen. Im Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg hat diese Entwicklung zu einer bemerkenswerten Entscheidung geführt. Statt einfach weitere Konferenzflächen zu schaffen, wurden drei Räume eingerichtet, die bewusst unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Für General Manager Tobias Baumann ist das eine Antwort auf veränderte Erwartungen der Firmenkunden.

Ein Hotel, das aus dem eigenen Tagungsbedarf entstand

Die Geschichte des Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg beginnt ungewöhnlich. Als Dr. Detlef Graessner und seine Tochter Cornelia Graessner-Neiss vor rund zwanzig Jahren nach einer geeigneten Unterkunft mit modernen Tagungsmöglichkeiten für ihr IT-Unternehmen Pharmatechnik suchten, fanden sie im Landkreis kaum passende Angebote. Aus dem eigenen Bedarf entstand schließlich die Idee, ein Hotel zu bauen. Im Mai 2006 eröffnete das Vier-Sterne-Superior-Haus, das sich später nicht nur als Businesshotel, sondern auch als kulinarische Adresse etablierte.¹

Als Tobias Baumann im Herbst 2025 die Hoteldirektion übernahm, kannte er den Betrieb bereits seit zwölf Jahren.² Er war unter anderem im Vertrieb und Marketing tätig und zuletzt stellvertretender Direktor gewesen.³ Seine neue Aufgabe führt ihn nun auch zu einer Frage zurück, die schon bei der Gründung des Hauses eine Rolle spielte: Welche Voraussetzungen benötigen Unternehmen, damit Meetings und Tagungen tatsächlich funktionieren?

„Tagungen sind nicht nur mehr ‚Mittel zum Zweck‘, sondern werden aktiv genutzt zur Weiterbildung oder zum Teambuilding“, erklärt Baumann im schriftlichen Gespräch mit eingecheckt®. Unternehmen benötigten nicht mehr ausschließlich einen Raum, sondern eine Umgebung, die das jeweilige Meeting unterstützt. Dabei gehe es zunehmend um Interaktion, Kreativität und Wissensaustausch. Gleichzeitig seien die Erwartungen an Technik, Verpflegung und Service gewachsen.

Warum ein zusätzlicher Konferenzraum nicht mehr ausreicht

Der konkrete Auslöser für die Erweiterung war die steigende Nachfrage nach unterschiedlichen Veranstaltungsformaten. Anstatt lediglich zusätzliche Quadratmeter anzubieten, wollte das Management genauer unterscheiden, welche Tätigkeiten in den Räumen stattfinden sollen.

„Nicht jede Besprechung braucht einen großen Konferenzraum, und nicht jedes Team arbeitet am besten an einer klassischen Tafelbestuhlung“, sagt Baumann. Deshalb entstanden drei Angebote, die sich nicht nur in ihrer Größe, sondern vor allem in ihrer Funktion unterscheiden.

Der 50 Quadratmeter große Academy Room ist auf Schulungen, Seminare und Präsentationen ausgelegt. Im 41 Quadratmeter großen Creative Hub sollen Teams gemeinsam Ideen entwickeln und interaktiv arbeiten. Der mit 26 Quadratmetern kleinste Raum, der Boardroom, bietet dagegen einen konzentrierten Rahmen für Managementgespräche, strategische Entscheidungen und vertrauliche Abstimmungen.

Die Raumgestaltung macht diese Unterschiede sichtbar. Während im Academy Room klassische Tischanordnungen und ein großer Bildschirm dominieren, stehen im Creative Hub bewegliche, kleine Arbeitsplätze, Sitzhocker und beschreibbare Flächen zur Verfügung. Der Boardroom wiederum setzt auf einen gemeinsamen Besprechungstisch mit auffällig roten Stühlen. Die neuen Räume unterscheiden sich damit deutlich stärker voneinander als viele klassische Tagungsräume, bei denen sich hauptsächlich Tischstellung und Teilnehmerzahl verändern.

Ein Strategietag, drei unterschiedliche Arbeitsphasen

Wie die Räume zusammenwirken sollen, erläutert Baumann anhand eines typischen Strategietages. Am Vormittag entwickelt ein Team im Creative Hub neue Ideen und Lösungsansätze. Anschließend wechseln die Teilnehmer in den Academy Room, um ihre Ergebnisse strukturiert zu präsentieren und gemeinsam zu diskutieren. Für die abschließenden Gespräche der Geschäftsführung steht schließlich der Boardroom zur Verfügung.

Das Beispiel zeigt, dass der Raumwechsel selbst Bestandteil des Veranstaltungskonzepts werden kann. Eine kreative Arbeitsphase stellt schließlich andere Anforderungen an die Umgebung als eine Präsentation oder eine vertrauliche Managementsitzung. Ein einziges Raumkonzept kann zwar verschiedene Nutzungen ermöglichen, muss dabei aber zwangsläufig Kompromisse eingehen.

Für Baumann besteht der Vorteil vor allem darin, dass Unternehmen unterschiedliche Arbeitsphasen innerhalb desselben Hotelangebots organisieren können. Hinzu komme die gastronomische Kompetenz des Hauses, die bereits seit Jahren ein wichtiger Bestandteil seiner Positionierung im Tagungsmarkt sei.

Neue Räume bedeuten auch neue Abläufe

Aus Gästesicht mag die Erweiterung zunächst unkompliziert erscheinen. Ein Hotel stellt zusätzliche Räume bereit, passt seine Angebote an und gewinnt dadurch neue Möglichkeiten. Hinter den Kulissen ist die Angelegenheit allerdings aufwendiger, wie Baumann erklärt.

Die neuen Räumlichkeiten befinden sich in einem anderen Gebäude. Deshalb muss das Hotel die Veranstaltungsbetreuung entsprechend organisieren. Insbesondere Kaffeepausen benötigen eine abgestimmte Planung, während kurzfristige Anfragen gebündelt werden müssen. Dafür greift das Haus auf digitale Lösungen zurück.

An der grundsätzlichen Veranstaltungsberatung ändert sich dagegen wenig. Wie Baumann erklärt, arbeitet das Hotel bereits mit einem individuellen Ansprechpartner für die Planung und Betreuung von Veranstaltungen. Dieses Prinzip soll auch mit den zusätzlichen Räumlichkeiten beibehalten werden.

Gerade für andere Hoteliers ist dieser operative Aspekt interessant. Zusätzliche Räume bedeuten nicht automatisch mehr Geschäft bei unveränderten Abläufen. Je weiter Veranstaltungsflächen voneinander entfernt liegen und je individueller ihre Nutzung wird, desto sorgfältiger müssen Personal, Verpflegung und technische Betreuung aufeinander abgestimmt werden. Ob die Erweiterung wirtschaftlich erfolgreich ist, hängt deshalb nicht allein von ihrer Auslastung ab, sondern auch davon, wie effizient sie in den laufenden Hotelbetrieb eingebunden werden kann.

Warum ein Tagungsgast wirtschaftlich mehr wert sein kann als die Raummiete

Für das Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg steht bei der Investition nicht ausschließlich die Vermietung zusätzlicher Veranstaltungsflächen im Mittelpunkt. Baumann betrachtet vielmehr die gesamte Wertschöpfung, die durch einen Firmenkunden entstehen kann.

„Ein Tagungsgast nutzt nicht nur einen Raum, sondern meist auch unsere Gastronomie und weitere Hotelleistungen wie Übernachtungen und weitere Services“, erklärt er. Diese Möglichkeiten des Cross-Sellings seien für das Hotel besonders interessant. Kleinere Workshops und Managementmeetings könnten neue Zielgruppen erschließen, während sich bestehende Geschäftsbeziehungen durch zusätzliche Angebote weiterentwickeln ließen.

Damit fügt sich die Erweiterung in die bereits etablierte Positionierung des Hotels ein. Im Laufe seiner zwanzigjährigen Geschichte hat das Haus sein ursprüngliches Businesskonzept zunehmend mit hochwertiger Gastronomie verbunden. Das hauseigene Gourmetrestaurant Aubergine erhielt 2014 seinen ersten Michelin-Stern; das daraus entwickelte Konzept „Meet Culinary“ verbindet Tagungsangebote mit gehobener Küche.¹

Für die wirtschaftliche Bewertung neuer Tagungsräume ergibt sich daraus ein wichtiger Unterschied: Eine Veranstaltung kann auch dann attraktiv sein, wenn ihre unmittelbare Raummiete nur einen Teil des erzielten Umsatzes ausmacht. Entscheidend ist, welche zusätzlichen Leistungen tatsächlich gebucht werden und welche Kosten ihnen gegenüberstehen.

Was kleinere Hotels daraus lernen können

Nicht jeder Hotelier verfügt über die Flächen oder finanziellen Möglichkeiten, ein bestehendes Tagungsangebot um drei speziell ausgestattete Räume zu erweitern. Baumann hält das allerdings auch nicht für die entscheidende Voraussetzung einer erfolgreichen Modernisierung.

„Bevor man in neue Räume oder teure Technik investiert, sollte man verstehen, welche Formate tatsächlich nachgefragt werden und wo sich bestehende Angebote sinnvoll verbessern lassen“, empfiehlt er. Im eigenen Haus habe man gezielt auf Kundenwünsche reagiert. Dazu gehörten flexible Möblierung, ein durchdachtes Beleuchtungskonzept, hochwertige Technik und ein zuvorkommender Service.

Gerade die Flexibilität dürfte für kleinere Hotels ein sinnvoller Ansatz sein. Wer nur über einen oder zwei Veranstaltungsräume verfügt, kann möglicherweise bereits durch veränderbare Möblierung, mobile Präsentationstechnik und unterschiedliche Beleuchtungssituationen mehrere Nutzungsformen ermöglichen. Voraussetzung ist allerdings, dass die tatsächlichen Anforderungen der Kunden bekannt sind. Ein Kreativraum, für den es vor Ort kaum Nachfrage gibt, wäre schließlich genauso wenig eine sinnvolle Investition wie ein großer Konferenzsaal, der überwiegend für Besprechungen mit sechs Teilnehmern genutzt wird.

Im Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg hat man sich bewusst für eine stärkere Differenzierung entschieden. Die drei neuen Räume sollen unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützen und gleichzeitig das bestehende Tagungsgeschäft ergänzen. Ob diese Strategie langfristig auch zu einer höheren Auslastung und zusätzlichen Umsätzen führt, wird sich erst im laufenden Betrieb zeigen.

Für andere Hoteliers liegt der interessanteste Gedanke deshalb weniger in der Anzahl oder Größe der neuen Räume als in der Überlegung, die ihrer Planung vorausging. Das Hotel hat sein Angebot nicht einfach erweitert, sondern zunächst die Frage gestellt, was seine Firmenkunden eigentlich in einem Tagungshotel tun möchten. Eine Frage, die sich auch ohne große Investitionen beantworten lässt.