> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://www.eingecheckt.de/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Was ist ein PMS? Das Property-Management-System im Hotel einfach erklärt - URL: https://www.eingecheckt.de/was-ist-ein-pms-hotel/ - Published: 2026-10-19T20:49:42.000Z - Updated: 2026-10-29T07:10:51.000Z - Description: Das PMS ist die zentrale Software im Hotel. Was sie leistet, womit sie verbunden ist und worauf es ankommt. - Author: Michael Külbel - Tags: Hotel-Lexikon, Digitalisierung, Management & Wirtschaft, #de, #magazin_de, #pair_lexikon_pms, #lexikon-systeme Das Wichtigste in Kürze - PMS steht für Property-Management-System: die zentrale Software, mit der ein Hotel Reservierungen, Zimmer, Gäste und Rechnungen verwaltet. - Viele andere Programme im Hotel, etwa Buchungsstrecke, Channel Manager, Kasse und Türschlösser, tauschen ihre Daten mit dem PMS aus. - Ein Großteil der PMS-Umsätze entfällt inzwischen auf Cloud-Lösungen. Bei der Auswahl zählen vor allem Schnittstellen, Datenexport und Support. - Seit 2025 brauchen deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr, ausländische Gäste weiterhin. Auch das muss das PMS abbilden. **Wer mit Hotelsoftware zu tun hat, hört die Abkürzung früher oder später: PMS. Gemeint ist das Property-Management-System, die Software, mit der ein Hotel seinen Betrieb organisiert. Für die meisten Häuser ist es das wichtigste Programm überhaupt. Trotzdem wissen gerade Inhaber kleinerer Hotels und Quereinsteiger oft nicht genau, was es leistet und was nicht.** ## Was ein PMS im Hotel macht Im Kern ist das PMS das digitale Gegenstück zum früheren Reservierungsbuch und zur Zimmertafel an der Rezeption. Hier steht, welches Zimmer wann belegt ist, wer anreist und wer abreist, welcher Preis vereinbart wurde und was der Gast während des Aufenthalts konsumiert hat. Typische Aufgaben sind die Verwaltung von Reservierungen und Zimmerbelegung, Check-in und Check-out, die Gästekartei mit Kontaktdaten und Vorlieben und die Rechnungsstellung. Dazu kommen der Zimmerstatus für das Housekeeping, also sauber, belegt oder gesperrt, und Berichte zu [Auslastung](https://www.eingecheckt.de/was-ist-die-auslastung-hotel/) und Umsatz. Die Vergleichsplattform HotelTechReport hat 2026 rund 450 Hotelprofis zu ihrem PMS befragt. 89 Prozent gaben an, dass ihr System dem Team zwischen zwei und mehr als zehn Stunden pro Woche spart.¹ Die Werte beruhen auf Selbstauskünften der Befragten, zeigen aber, wie stark der Hotelalltag an diesem einen System hängt. ## Das PMS als Schaltzentrale Ein PMS arbeitet selten allein. Die meisten Hotels nutzen daneben weitere Programme, die über Schnittstellen Daten mit dem PMS austauschen. [**Booking Engine**](https://www.eingecheckt.de/was-ist-eine-booking-engine-hotel/)**:** die Buchungsstrecke auf der eigenen Website. Bucht ein Gast direkt, landet die Reservierung automatisch im PMS. [**Channel Manager**](https://www.eingecheckt.de/was-ist-ein-channel-manager-hotel/)**:** verteilt Verfügbarkeiten und Preise an [Buchungsportale](https://www.eingecheckt.de/was-ist-eine-ota-hotel/) wie Booking.com oder Expedia und spielt die dort eingehenden Buchungen zurück ins PMS. [**Kassensystem**](https://www.eingecheckt.de/was-ist-ein-kassensystem-hotel/)**:** Getränke an der Bar oder das Abendessen im Restaurant lassen sich direkt auf die Zimmerrechnung buchen. [**Revenue-Management-System**](https://www.eingecheckt.de/was-ist-revenue-management-hotel/)**:** wertet Buchungsdaten aus dem PMS aus und schlägt Preise vor. [**CRM**](https://www.eingecheckt.de/was-ist-crm-hotel/)**:** nutzt die Gästedaten, um Gäste gezielt wieder anzusprechen, etwa vor der nächsten Saison. **Türschließsystem, Zimmer-TV und Check-in-Terminals:** erhalten vom PMS die Information, wer welches Zimmer bewohnt. Wie gut diese Verbindungen funktionieren, merkt der Gast oft direkt: an einer Begrüßung mit seinem Namen, an einer fehlerfreien Rechnung oder, im schlechten Fall, an einem doppelt vergebenen Zimmer, wenn Portale und PMS nicht sauber abgeglichen sind. ## Cloud oder eigener Server? Früher lief das PMS meist auf einem Rechner im Hotel. Heute setzen viele Anbieter auf Cloud-Systeme, die über den Browser genutzt werden. Nach Schätzung des Marktforschungsunternehmens Global Market Insights entfielen 2024 mehr als 80 Prozent der weltweiten PMS-Umsätze auf Cloud-Lösungen.² Der Vorteil: Updates, Datensicherung und den Zugriff von unterwegs übernimmt der Anbieter, und weitere Programme lassen sich oft leichter anbinden. Dafür hängt der Betrieb an einer stabilen Internetverbindung, und die monatlichen Gebühren laufen dauerhaft. ## Meldeschein: was das PMS seit 2025 abbilden muss Auch gesetzliche Pflichten laufen über das PMS. Seit dem 1\. Januar 2025 müssen deutsche Gäste in Deutschland keinen Meldeschein mehr ausfüllen; das regelt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für ausländische Gäste gilt die Pflicht weiter: Sie füllen am Anreisetag einen Meldeschein aus, unterschreiben ihn handschriftlich und weisen sich mit Pass oder Passersatz aus. Die Meldescheine werden zwölf Monate aufbewahrt und spätestens drei Monate danach vernichtet oder gelöscht.³ Ein aktuelles PMS sollte diese Unterscheidung nach Staatsangehörigkeit kennen und an die Löschfristen erinnern oder sie automatisch einhalten. ## Worauf Hoteliers bei der Auswahl achten Checkliste: das passende PMS finden 1. **Schnittstellen:** Lässt sich das System mit Channel Manager, Booking Engine, Kasse und Türschlössern verbinden, die das Haus bereits nutzt? 2. **Datenexport:** Kommen Reservierungen und Gästedaten bei einem späteren Wechsel vollständig wieder heraus? 3. **Bedienung:** Finden sich neue Mitarbeitende und Aushilfen an der Rezeption schnell zurecht? 4. **Support:** Ist der Anbieter erreichbar, wenn am Samstagabend der Check-in hakt, und das auf Deutsch? 5. **Kosten:** Welche Gebühren fallen pro Zimmer, pro Schnittstelle und für die Einrichtung an? Ein Wechsel ist aufwendig. In der Umfrage von HotelTechReport nannten 26 Prozent der Befragten die Schulung des Teams als größte Hürde, 24 Prozent den Umzug der Daten.¹ Umso wichtiger ist die Auswahl am Anfang. ## Mehr im Magazin Ein modernes PMS allein macht ein Hotel noch nicht wirtschaftlich steuerbar. Warum Betriebe trotz digitaler Systeme den Überblick über ihre Zahlen verlieren können, beschreibt unser Beitrag [„Digitalisiert – und trotzdem blind?“](https://www.eingecheckt.de/digitalisiert-und-trotzdem-blind-hotel/). Wie das Familienhotel Roter Ochse in Rhens mit dem Wechsel des Hotelmanagementsystems wieder Zeit für Gäste gewonnen hat, zeigt [„Im Familienhotel Roter Ochse in Rhens schafft die Digitalisierung wieder Zeit für Gäste“](https://www.eingecheckt.de/roter-ochse-rhens-digitalisierung-familienhotel-mews/). Quellen Dieser Lexikon-Eintrag stützt sich auf folgende Quellen: 1. [HotelTechReport (2026) ](https://hoteltechreport.com/news/2026-hotel-pms-report?ref=eingecheckt.de) *2026 Hotel Property Management Systems Impact Study* Umfrage unter 450 Hotelprofis, Veröffentlichung 2026\. Zeitersparnis durch das PMS sowie Hürden beim Anbieterwechsel. 2. [Global Market Insights (2025) ](https://www.gminsights.com/industry-analysis/hotel-property-management-system-market?ref=eingecheckt.de) *Hotel Property Management System Market Size & Share 2025–2034* Marktbericht, Juli 2025\. Anteil cloudbasierter Systeme am weltweiten PMS-Markt 2024\. 3. [Haufe (2025) ](https://www.haufe.de/recht/weitere-rechtsgebiete/wirtschaftsrecht/meldepflicht-in-beherbergungsstaetten%5F210%5F639508.html?ref=eingecheckt.de) *Bürokratieentlastungsgesetz IV schafft Meldepflicht in Beherbergungsstätten für deutsche Gäste ab* Fachartikel, 10.01.2025\. Wegfall des Meldescheins für deutsche Gäste, Regeln für ausländische Gäste und Aufbewahrungsfristen.